コスト削減を目的にソフト変更し、月々の支払は3分の1になりました。

株式会社インホーム様は、2022年11月に従量課金制のソフトから定額料金制のカイポケにソフトを変更いただきました。ソフト変更のきっかけやカイポケの活用状況などをご紹介します。

利用者が増えソフト代が月7万円を超えたところから、乗り換えを考えました

開業の経緯とカイポケ導入前のご状況について教えてください。

（代表）温井様：株式会社UMedというオンライン診療の会社を2020年3月に立ち上げました。その後オンライン上の医療体制だけではなく、ICTの技術を活用しながら地域に密着しケアを提供する新しい在宅医療の形を作りたいと思い、訪問看護事業を始めました。開業時は従量課金制のソフトを導入していて、初めの頃は月額で2～3万ぐらいでしたが、利用者がどんどん増えていく中で、月額7万超えてくるようなことが出てくると、「結構高いな」と感じるようになりました。

（管理者）東海林様：ソフト代が月7万円を超えるようになったのは、常勤の看護師が4,5人くらい、利用者が50～60人くらいのタイミングだったと思います。現場のメンバー間では、ソフトの使い勝手やUIについてちょっとした不満を話すこともありました。しかし、すでに業務ツールとしてステーション内に浸透していたソフトだったので、変えるタイミングはいつにしようかと話していました。

ソフト乗り換えの決め手となったきっかけは何でしたか？

（代表）温井様：月額利用料が高い状態が続き、「もうそろそろこのタイミングでソフトを変えよう！」と意見がまとまりました。方針が決まると、乗り換え先のソフトについては、開業前に一度試して特徴を把握していた、カイポケにすぐ決まりました。費用が圧倒的に安くなることが一番の決め手です。月額25,000円はかなり安いと思います。従来のソフトと比べると毎月の支払い額が3分の1くらいになりました。利用者数が増えても、定額で利用できる所がいいですよね。

ソフトの乗り換えはスムーズにできましたか？

（管理者）東海林様：既存のソフトから出力できる情報は、カイポケの「データ移行サービス」を活用して移行しました。帳票など過去の文書データは既存ソフトから出力して保存し、新しく作成するものからカイポケで作り始めました。通常業務に支障が出るほど切り替えに時間がかかった印象はないですね。操作のサポートを受けられると聞いていましたが、繁忙だったので結局サポートを受けずに導入しました。ですが特に大きなトラブルもなく、現場の看護師が各々タブレットを触って直感的に使えるようになっていった感じです。

一番使いやすい機能はタブレットのアプリ（電子カルテ）です

カイポケについて看護師の方々の反応はいかがでしょうか？

（管理者）東海林様：「タブレットで入力できる記録のアプリ（電子カルテ）が一番使いやすい」という声が多いです。看護記録を付けるときは前回の訪問記録や過去の記録を参照できるので、「これから訪問に行く」という時にすぐ状況把握できます。このほかにも、帳票を作成する際に前回作成したものをコピーしてそのまま次回分を作成ができる点がいいですね。記録時間の短縮に役立っているみたいです。

カイポケでの請求操作はどうですか？

（管理者）東海林様：カイポケで初めて請求をするときは、私と事務員が一緒にZoom（ビデオ会議ツール）でサポートを受けました。以前のソフトと比較して、スムーズに請求業務ができていると感じます。「提供票のチェックがしやすくなった」と事務員さんも言っていました。先月請求していない金額が自動的に今月の請求に反映されるのもすごく楽ですね。また以前のソフトでは、患者さんの自己負担額の銀行振替データがうまく出せず、データを加工する手間が毎月発生して大変な思いをしました。現在はカイポケの「SMBC口座振替サービス」を利用し、データ加工の面倒な作業が無くなりました。

若くて和気あいあい、無駄な業務を限りなくゼロにして在宅医療のサービス価値を高めたい

お話ありがとうございます。今後の目標を教えてください。

（代表）温井様：「ユーザー目線にたった医療サービスを届ける」という会社の思いに共感してジョインしてくれたメンバーのおかげで、患者さんにとって良いケアが提供できている実感があります。訪問診療のクリニックと共同介入することにより、看護師の意見を反映したケアを提供できる体制を整えています。今後もそういう形でのサービス提供をどんどん拡大したいと思っています。また、月末月初の書類業務や各事業者間のコミュニケーションにかかる負担を限りなくゼロにして、本当に価値の出るところに取り組んで行く方が会社としても従業員にとってもいいと思うので、積極的に取り組んでいきたいです。業務効率化と同じくらい大切にしているのは職場環境です。やっぱり和気あいあいとした職場の雰囲気がすごくいいと思っていて、そこは無くさずにやっていきたいですね。社内に人事組織を作ろうとしていますが、楽しく、いいものを提供するために組織のしがらみは生まれない仕組みにしていきたいです。一緒に立ち上げた当初、管理者の東海林は20代、そして集まってくれたメンバーの平均年齢も30代前後でした。これからも若くて新しいものに取り組んでいけることに共感してくれる人を採用したいです。

（管理者）東海林様：スタッフのメンバーは年齢が比較的若いというだけでなく、「何か作り上げたい」「変化を厭わない」というやる気のあるメンバーなので、その雰囲気はこのまま継続したいです。そして訪問看護は病院での看護とはまた違ったやりがいを感じられるので、その面白さをもっと多くの看護師に伝えられたらいいなと思っています。患者さん一人一人とご自宅でしっかり話しながら、長い期間を経て関係性を作っていくので、そこが病院と全く違うポイントです。まるで家族の一員のような関わり・ポジションになれるのは大きなやりがいだと思うんです。看護師として楽しく働き続けられる会社を目指して、そういう場所をもっともっと提供していきたいです。