カイポケ経由でオンライン請求・資格確認の設備導入を行い安心して進められた

株式会社 NEKONOTE様では、カイポケが提携する導入支援事業者「NTTデータ中国」のサービス「おまかせパックN」を利用し、導入準備を済ませ、オンライン請求・資格確認のシステム利用を開始しています。

オンライン請求・資格確認の導入にかかわる手続きの流れや、実際に請求を行ってみて感じたことについてお聞きしました。
※以下インタビュー内容で言及されている「導入支援事業者」の業務内容等は、NTTデータ中国社の場合になります。導入支援事業者は複数社あり、事業者や契約するプランによってサポート内容が異なる場合があります。

「日々の業務がある中でオンライン請求・資格確認への対応が間に合うかどうか不安だった」

オンライン請求・資格確認への対応が必要であることをどのように知りましたか？

訪問看護財団や厚生労働省の案内などで最初に「医療保険のオンライン請求・資格確認が始まるんだ」と認識したと思います。その後、自分でもWeb上で情報収集をするうちに、訪問看護のオンライン請求、資格確認が今後義務化されることを知りました。

義務化されると聞き、どのように感じましたか？

義務化について知った頃は、義務化が始まる年は介護・診療報酬の同時改定もあり、加算算定や請求業務において対応すべきことが多く、オンライン請求・資格確認の制度開始までにあまり時間もない中、「日常業務と並行して導入準備を進められるんだろうか？」「自分たちだけで導入に向けた手続きや、物品・設備の準備を正しく進められるのだろうか？」という不安を最初に感じました。

その後、オンライン請求・資格確認の導入に向けてどのような準備をしていくべきか、導入後の運用をどうしていくべきか、といった議論は管理者の小鷹と主に話し合っていたと思います。例えば「義務化の期日まで間に合うのかな？」とか、「具体的にどこに相談したらいいんだろう？」といった話はしていたと思います。

特に、「ステーション側では何をすべきなのか、それをいつまでに進めたらいいのか？」という、だいたいの目途や、実施すべきことがぼんやりとしかわからないことへの不安が大きかったです。

とはいえ、オンライン請求や資格確認が使えるようになることについては前向きなイメージを持っていたので、導入に向けて準備を進めなければと思い情報を集めていきました。

オンライン請求・資格確認の導入に必要なサービスを申し込み、約3か月でスムーズに導入が完了した

オンライン請求・資格確認の導入サービスはどのように知りましたか？

ステーションで以前から請求・記録業務で利用していたカイポケが、オンライン請求に対応することと、導入支援事業者と提携し、オンライン請求・資格確認の導入サービスを始めるという案内を見て知りました。

また会員向けのお知らせで、オンライン請求・資格確認の申し込みや手続きの方法を説明している動画や最新情報を適宜発信しているのを見ていくうちに、「自分たちで対応しなければならないことが分かりやすくまとまっていて、サポートが丁寧で頼りになるな」と感じました。

オンライン請求・資格確認の専用端末の用意や回線のセッティングを導入支援事業者におまかせすれば、制度の義務化に向けて、医療レセプトの作成業務からオンライン請求まで、スムーズに導入し実施できるのではないかと思い、管理者と相談し、申し込みを行うことに決めました。

オンライン請求・資格確認の申請手続きはどのように行いましたか？

カイポケの専用サイトで申し込みを行い、その後提携する導入支援事業者のサイトで申し込みを行いました。

その後、医療機関等向け総合ポータルサイトでアカウント登録を済ませ、オンライン請求・資格確認の利用開始申請と電子証明書の発行申請を行いました。

サービスの申し込み後、導入支援事業者から今後の手続きに関してまとめられた資料が送られてきて、それを見ながら医療機関等向け総合ポータルサイトで電子証明書やシステムの利用申請の手続きなどを進めることができたので、スムーズかつ簡単に申請手続きを行えました。

また、システムの利用申請後に社会保険支払基金から届く電子証明書などの情報は、導入支援事業者の専用サイトに提出が必要なのですが、これによりオンライン請求・資格確認に使用する専用端末の初期設定が済んだ状態で機器が納品されるので、大変ありがたかったです。

このように、申込み後にステーション側で対応しなければいけないことや準備すべき物の案内はメールでわかりやすく案内してもらえたので、それに沿って対応すれば手続きを進められたことがとても助かりました。

申し込み後、専用回線・専用端末の設置はどのように進んでいきましたか？

導入支援事業者の訪問は全部で2回あり、初回は事前調査、2回目は専用端末と回線の設置のために来てもらいました。申し込みから設置完了まで3～4か月だったと思います。

初回訪問の事前調査では、現在使用している光回線が専用回線に使えるかどうか、専用回線に使うLANポートの空きがあるかどうか、専用端末の設置場所の確認などを行っていただきました。LANポートの空きがない場合や、専用端末の電源コードの場所などが足りない場合は必要な物品をアドバイスをしてくださるそうです。調査時間は1時間ほどでした。

2回目の訪問で端末・回線の設置をしてもらいました。機器の説明や専用システムへの接続確認を含めて、1時間もかからなかったと思います。事前に専用回線や専用端末はステーションに届いていたので、私たちはそれを用意しておいただけで、あとは業者の方が作業を進めてくださりあっという間に設置が完了しました。

私たちだけでは、「回線って何？」「専用端末ってどうするの？」といった状態で、専門的な準備のことは全然わからなかったので、導入支援事業者にこういった準備や設置を頼めてとても安心しました。

初回のオンライン請求はどのように実施しましたか？

オンライン請求は、まずレセプト作成を行っている端末で、レセプトデータを出力します。出力したレセプトデータを、導入支援事業者に設定してもらった方法で適宜オンライン請求用の端末に受け渡しをして、そのあとは専用端末上のオンライン請求システムを開いて国保連と社会保険支払基金のページそれぞれで請求を行えば送信できました。

専用端末上でのオンライン請求を行う操作方法については導入支援事業者の手順書を見ながら行ったところ、特に問題なく実施できました。

オンライン請求を実施してみて、どのようなメリットを感じましたか？

オンライン請求のメリットとして、不備のあるレセプトデータを事前にチェックし、当月修正の上請求できることがいいなと思いました。

紙で請求を行っていた時は、レセプトの確認業務に時間がかかった際や、返戻があり郵送での提出では締切に間に合わない際に管轄の国保連や社会保険診療支払基金に直接出向き、提出することも少なからずあり、大変でした。

それがオンライン請求になり、これまでの請求では翌月以降でなければわからなかったことがすぐに分かり当月中に修正し請求できるようになりました。また、提出期限が迫っていてもオンラインで速やかに提出できることは、返戻の減少や事務作業の効率化につながり、また経営的にも大きなメリットであると思います。

今回始まったばかりで関わっているみなさんにとっても初めてのことですから、初めは様々なエラーが発生することも考えられますが、多くのメリットがあるオンライン請求が正確に実施できるようになっていければいいなと思います。

オンライン資格確認は今後実施できそうですか？

まだマイナ保険証をお持ちの利用者様がいらっしゃらなかったので、ステーション内でオンライン資格確認のテストを行った感想としては、システム自体は慣れれば誰でも簡単に使いこなせるのではないかなという印象です。

オンライン資格確認では、オンライン請求と同じ専用端末を使って情報を閲覧できるのですが、この専用端末のほかに、マイナ保険証を読み取るためにNFCが搭載されたモバイル端末が必要と知りました。そこで、マイナ保険証の読み取りに対応している「カイポケモバイル プラス」を導入しました。

専用端末のオンライン資格確認のシステム画面から、自ステーションのQRコードをモバイル端末で読み取ると、ステーション専用のサイトが自動で開きます。その画面から利用者様のマイナ保険証を読み取り、各種資格情報の取得について同意を得る、という流れでした。

モバイル端末でマイナ保険証の読み取りや、同意の取得の手順は難しい操作はさほどなかったので、スムーズに実施できました。

マイナ保険証を読み取り同意取得を済ませた後、専用端末のオンライン資格確認のシステム画面を見に行くと、資格情報や診療情報等を閲覧することができました。

オンライン資格確認の機能で訪問看護の業務に役立つと思ったことはありますか？

保険証情報が確認できることで、保険請求業務においてミスによる返戻の減少や業務効率化が期待できます。また、薬剤、手術、特定検診などの情報から、看護師が正確な情報を得ることができ、病状把握がしやすくなることでよりよい看護の提供につながると考えています。

「期日が短い中での対応は大変。プロにおまかせすることで安心して通常業務に集中することができた」

オンライン請求やオンライン資格確認をこれから始めるみなさんへ、アドバイスがあればお願いします。

オンライン請求、オンライン資格確認については、申込から実施できるようになるまでに数か月かかります。2024年12月からは義務化されますので、早め早めの申し込みが大事かと思います。

訪問看護ステーションの中には、当ステーションのように小規模の会社さまも多いのではないかと思います。専門部署や担当者もいないなか、導入作業や制度について情報を集め、新しいことに対応して事業運営していくことは、負担であったり不安になることもあると思います。

もちろん自分で調べて理解することも大切ですが、カイポケが情報を共有してくれるので、さらに理解が深まったり、味方になってくれているようでとても心強く思っています。対応方法の資料や動画説明なども作成してくださっているので、初めてのことでもとても分かりやすく、安心できます。

また、「訪問看護医療DX情報活用加算の算定要件として掲示を行うこと」と明記がありますが、厚生労働省の「オンライン資格確認に関する周知素材について」というサイトで、施設基準を満たす周知素材としてポスター画像がダウンロードができるようになっています。私たちはこのことを訪問看護財団が実施した研修で知り、これを印刷して掲示しています。有益な情報を提供していただけるので、各事業所で加入されている団体の案内も参考にしながら動いていくのも良いかと思います。

私たちは、「カイポケ訪問看護」の紹介で導入支援事業者（NTTデータ中国）のサービスを利用しました。とてもスムーズに導入作業を完了することができ、おまかせしてよかったと思っています。

みなさんもプロにおまかせできるところは、おまかせすることもオンライン請求・資格確認の導入に向けて検討されるのもありだと思います。