職員の自主性を重んじる経営スタイルで一足飛びに ICT化を実現

「手を挙げた人に役職」「訪問看護事業所に和室」など、既存の枠にとらわれず、従業員第一の経営姿勢を貫く株式会社アップヒンド様。同社では、2016年夏にカイポケタブレットを全社で一斉導入。従来の紙での記録業務をタブレットに切り替え、見事1カ月でICT化を実現。今回はその舞台裏について、代表の杉浦さんと職員の皆さんにお話を伺いました。

職場の雰囲気は職員の自主性から

現在、出張所などを合わせて17名の職員を抱えていらっしゃるそうですが、会社経営において大切にされていることをお教えいただけますか。

従業員の自主性を重んじるということですね。 僕は学生のときから学園祭が大好きでして。実行委員長なんかも進んで引き受けるようなタイプだったのですが、基本的には会社経営も同じ感覚なんです。やりたい人がやりたいことやりたいようにやる。これに越したことは無いと思ってます。 うちでは、手を挙げた人全員に役職を与えることにしてるんですよ。その分、一生懸命頑張ってもらうわけですが（笑）これも学園祭の係のようなものだと思っていて。そんなふうに皆で和気あいあいとアットホームにやっていきたいですよね。

御社では訪問の記録にカイポケタブレットをご活用いただいていますが、これも従業員の方から？

そうですね。もともと私自身はICTとかそういうのはあんまり 得意な方ではないんですよ。 ただ、従業員の話を聞いていると、「前の職場では（仕事でタブレットを） 使ってた」とか「あそこの事業所ではこういう風にやってるとか」そういう 話が聞こえてくるんですね。 そこで、こういう便利な道具を使うことでみんながモチベーション高く 仕事に取り組めるようになるのであれば、と思って導入を決めました。

訪問職員の皆さんには一人一台、合計で14台タブレットを支給されていらっしゃるんですよね。 経営的にも、かなり思い切った決断だったのではないですか。

決断というほどの大げさな事ではなくて、自然の流れでしたね。費用にも見合った効果があると思いましたので。導入を決めた後に、カイポケの営業さんに来てもらって従業員を集めた説明会を行ったのですが、みんなの反応が非常に良かったので「やって良かった」と思いました。

職員の分担と協力で記録書は完全に電子化へ

職員の皆さんの中には初めてタブレットを利用されるという方もいらっしゃったと思うの ですが、導入はスムーズに進みましたか。

全員一斉に紙からタブレットに切り替えたので、正直、最初は「使いこなせるかな」とか「なんとなく難しそう」というような不安はありました。ただ、実際に使いはじめてみると、記録に関しては思いのほか簡単に使えてすぐに慣れてしまいましたね。タブレットに標準搭載されている地図アプリをナビとして使うことで利用者さんのお宅 に伺う際に迷うことも無くなりしました。
報告書などの書類作成では多少苦労したところもあったのですが、わからない点はお互いに教えあうなどして使い方を覚えました。うちでは、シフト管理や請求業務を事務に集約していることもあって、事務経由でカイポケのカスタマ ーサポートに問い合わせて使い方を教えてもらうこともあります。

普段、訪問記録や書類の作成をどのようにされていらっしゃるのか、もう少し詳しくお教えい ただけますか。

記録書の作成にタブレットを利用しています。記録書に関しては印刷も行っていなくて完全に電子化してしまっていますね。 使い方は人によっても違うと思うのですが、利用者様のお宅ではバイタルや簡単なメモを入力しておいて、訪問と訪問の合間などに詳細を入力するといったやり方をしている人が多いのではないかと思います。 また、タブレットが1台あると利用者様の平均的なバイタルや過去の記録がすぐに確認できるため、PCでの報告書や計画書の作成にも重宝しています。 利用者様やご家族に対しては、あらかじめ「バイタルや観察記録の入力にこういうものを使わせてもらいますね」と確認を取ってから使うようにしていますが、今のところ特に問題なくご理解いただけていると思います。 他のスタッフのスケジュールを確認したり、共有出来るのも良いですね。

写真の共有などにも利用されていらっしゃいますか

保険証のコピーを取るときなどに使うことが多いです。以前は、一度保険証をお預かりして、持ち帰って コピーを取ってまたお返し...ということをやっていましたが、これが意外と手間でして。今は利用者様のお宅でタブレットで写真を撮ってアップしておくと、事務が印刷してくれるようになっているのでかなり楽になりました。 それから、看護だと、医師に利用者様の傷口や皮膚の状態を見てもらいたい場合に、患部を撮影して共有するといった使い方をしています。今後は写真だけでなく動画も共有できるようになると嬉しいですね。リハ職に食事やトイレなど動作確認をしてもらいたい場合は写真ではなくやはり動画の方がいいので。 利用者様へのフィードバック目的で動画を見せたり、メモ機能を使っての計算問題などもすぐに検索出来るので、助かっています。（リハスタッフ）

記録用紙1カ月分の大荷物がタブレット1台に

動画の件、ご要望として承りました。社内で検討させていただきますね。 タブレットを導入し て良かった点についてもお教えいただけますでしょうか？

どこにいても利用者さんの情報が見れて、記録ができるということですね。
うちでは、もともと利用者様の記録用紙は各自で管理するルールで、タブレット導入前は、その日に訪問する利用者様の過去1カ月分くらい記録を持ち歩いていたんです。これがかなりの大荷物で。今はタブレット1台で荷物も軽くなったので嬉しいですね。
また、シフト変更や緊急訪問などで、急に予定外の訪問が入ることも少なくないんですが、タブレットには事業所の利用者様の情報が全て入っているので、事業所に立ち寄らずにすぐに利用者様のお宅に伺えるので助かっています。

非常にタブレットをご活用いただき嬉しく思います。 杉浦さん、最後に今後の展望をお聞かせ いただけますか？

今は事業所1つに出張所1つですが、将来的に3事業所くらいを目標にやっていきたいですね。 ただこういうのは、きっかけだったりタイミングだったり、いろいろなご縁があってのことだと思うので。 これまでと同じように出会いを大切にやっていこうと思っています。