記録時間は紙記録の5分の1に！様々な業務効率化を実現

ＳＯＵシニアケア株式会社様では、6拠点の訪問看護事業所でカイポケをご導入いただいています。今回は2022年2月にカイポケを導入したシュガーハート・習志野訪問看護ステーションで、管理者、看護師、事務員それぞれに伺った導入前後の変化と電子カルテの活用についてご紹介します。

紙記録は看護師や事務員の業務負担も大きく、保管コストもかかっていました

紙で記録をしていた時、どんなところが大変でしたか？

（看護師）齋藤様・（管理者）内海様：当時は複写式の紙にサービス提供内容を記録してそのうち一枚を患者さんの家に置いていたので、後になって修正ができず、訪問中に全て書き終えなければいけないことが不便でした。5〜10分を記録に要して、訪問時間がオーバーしてしまうこともありました。また計画書や報告書、褥瘡の評価などは紙の記録を参照しながら書いていたので、必要な記録を探すのも大変だし、紙の記録をファイリングする手間もありました。その結果、歴の長い患者さんや、週3回訪問する患者さんの記録はあっという間にファイルがいっぱいになってしまいます。1日5件訪問するときは、5冊の重いファイルを持っていくのも大変でした。

（事務）林様：ファイルには記録紙のほかに提供票と指示書のコピーを入れていました。月が変わるとそれを全部抜いて新しく入れ替えるなど、新たにファイリングする作業を事務員が一日がかりで行っていました。

(グループ長)川畑様：その頃は記録を保管する為の別の倉庫を、事業所とは別の場所に借りていたんですよ。コスト的にも大きな負担でした。

電子カルテ（タブレット）で操作できるカイポケを導入後どんな変化がありましたか？

（理学療法士）飛知和様：リハビリに関する記録の記入には、紙からタブレットになり、かかる時間が5分の1くらいになった感覚です。

（管理者）内海様：入力スピードが早くなくても、音声入力機能が使えるようになって便利になりました。

（グループ長）川畑様：計画書や報告書の作成時間もコピー機能で短くなっています。今まではこれらを作成するために残業が生じていたのですが、その削減分訪問件数が増えたように感じます。カイポケ導入後職員一人当たりの訪問時間は8〜10％増えて、利用者の受け入れの幅が広がりました。

（看護師）齋藤様：自分が行ったことがない患者さんへの緊急訪問では、紙の記録の頃は名前と住所と主治医とケアマネぐらいの情報しか把握できませんでした。今はカイポケをみれば、どんな訪問をしていてその際に患者さんはどんな状況だったのか分かるので安心です。電話で説明して対応すればいいのか、訪問したほうがいいのかも判断できるようになりました。

（マネージャー）西山様：コロナ禍の最初の頃は、職員同士が接触するのも絶対ダメ、みたいな状況ですごく不安はあったけど、タブレットを導入していたので直行直帰ができました。管理者は記録内容を見ることができるので、ちゃんと訪問できたんだなと分かって、利用者の状況把握もできてすごく便利でした。担当職員がコロナに罹って急にお休みになることもあり、代わりに初めて訪問に行く場合も、データを見れば基本的な対応ができるから不安が少なかったんじゃないかなと思います。

操作は思ったよりすぐに覚えられるし、請求で分からないことはFAQで解決できます

カイポケはどのように職員に浸透しましたか？

（管理者）内海様：無料体験の時は管理者が中心に操作を試しましたが、導入後現場職員も、そんなに苦労していなかった印象です。使っていく中で困りごとや意見が上がってきたら、「じゃあこういう使い方をしましょう」と月1回くらいで検討していました。記録や情報共有に写真を活用するとか、新規の利用者が入ってきたらADLや基本情報はなるべくスキマ時間で情報を入れるようにしましょうといったことは、結構浸透できているなと思います。

（グループ長）川畑様：使い方は、最初からあまりかっちり決めなかったんですよね。色んな機能を現場に使っもらって、使い勝手がいいところが広がって、各事業所で集約されている。一番肝となる機能はどの事業所にも浸透していて、使い勝手はどんどん良くなっている感覚があります。カイポケを導入後に入職した職員も、特に抵抗なく使えているようです。

カイポケでの請求操作はどうですか？

（事務）林様：請求までの流れは楽だと思います。前のソフトとの操作の違いに慣れてしまえば、レセプトを作成するのはそんなに難しいことではありません。紙の記録のころは、記録書の提出忘れを探すところから始まって、実績を登録して、勤怠と突き合わせる作業で午前中が終わってしまいましたが、今はほぼその業務が無く、記録が実績に変わっていないところだけ看護師さんに確認すればよいのでだいぶ業務が楽になりました。事務担当としてはQ&Aをとてもよく使わせていただいていて、請求の時に何かわからなければとりあえずQ&Aで調べれば大体解決できます。カイポケの中で疑問点の解消まで完結できるので大変ありがたいです。

リハと看護の連携も楽に！写真機能は患者さんに傷の経過を見せられて、安心してもらえます。

タブレットで特に便利な機能は何ですか？

（マネージャー）西山様：写真を取り込む機能が便利だと思います。保険証も、患者さんの病状も、基本的に全部写真に収めてもらっています。写真も個人情報なので、カイポケで管理することによって外に漏れる可能性が減っていいですね。

（管理者）内海様：褥瘡の傷の大きさを主治医に写真で見ていただいて、どういう薬を使ったらいいか相談したりしています。患者さんには、写真を見せながら「傷がすごく良くなってますよ」と伝えられるので、安心してもらえてすごくよかったです。

（理学療法士）飛知和様：看護師さんに伝えたいことを写真で撮って、リハビリ的な視点で見たときの患者の身体変化などを伝えるのに役立っています。今までは過去の写真を探すのにも時間がかかりましたが、カイポケの中で管理すると写真が時系列で分かりやすいです。看護師とリハの間のやり取りは結構あって、例えばポジショニングの相談をするときは、いままでは写真をプリントアウトして見せていました。カイポケでは、利用者アルバムにもう写真が全部入っているので、これをすぐ見せられるのと、誰の写真なのかわかるのも便利です。

（事務）林様：写真機能は事務としても活用しています。ほかの事業所で作業する際も、保険証の写真さえ入っていれば遠隔での請求業務が実現して便利です。

そのほかにカイポケを導入いただいて以降の変化はありますか？

（マネージャー）西山様：導入前はシフトの調整はホワイトボードでパズル式に組み立てていましたが、誰がどこで何をしているか全くわからない状態でした。日中は、利用者（患者）の状況によって「午後の訪問予定だったけど、体調が悪いから午前中に来てほしい」といった連絡が良くあります。今まではわざわざステーションの事務員さんに連絡して「誰がどこにいる？」と所長さんが確認しなければいけないことが結構ありました。今は緊急訪問が入ってもカイポケで誰が空いているのかや、ずらせそうなところがすぐにわかり、指示が出せるのですごく便利になりました。

（グループ長）川畑様：カイポケで出せる統計情報も便利ですね。カイポケ導入前はほぼ手計算で給与計算をしていました。カイポケは「いつだれがどこに何時間訪問したのか」が統計情報で簡単にわかるので、事務の月初の給与計算や勤怠処理にかかっていた1日半～2日の作業が無くなったのも非常に大きいです。 カイポケで出せるデータは内容がシンプルで扱いやすく、管理側としては非常に助かっています。

（マネージャー）西山様：統計情報は厚労省からのアンケートの回答にも活用しています。以前は記録を見直したりとかして数字を出さなきゃいけなかったんですけど、時間がかからなくなりました。

お話ありがとうございます。今後の目標を教えてください。

（グループ長）川畑様：今は、各事業所がカイポケで繋がるようになったので、どこにいても請求業務が行えます。コロナ禍では特に、サービスを維持するために事業所横断でほかの事業所の利用者様を見る経験も積みました。今後、新規で事業所を開業する計画もありますし、今後はＳＯＵシニアケアという全社的な体制で利用者さんを見て事業を行っていきたい。そこにカイポケは大きな力を発揮するんじゃないかと思っています。

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