訪問看護におすすめのスケジュール・シフト管理のアプリ・システム

訪問看護においてスケジュール管理は重要な業務のひとつです。利用者への訪問予定に遅刻したり、訪問自体を忘れてしまうことはもってのほかですが、利用者の体調によって緊急のオンコール対応や訪問予定の変更が多くなると、スケジュールの調整や把握、管理の難易度が上がります。看護師のシフト作成に手間や時間がかかっている事業所も多いでしょう。

この記事では訪問看護のスケジュール管理を効率よく行うことができるアプリやシステムについて詳しく紹介しています。適切にスケジュールを管理し、スムーズに訪問が行えるようにしましょう。

訪問看護ステーションのスケジュール・シフト管理の重要性

訪問看護ステーションのスケジュールやシフトの管理は非常に重要です。なぜなら、訪問看護は訪問件数が売上に直結するからです。効率よく訪問し、売上を伸ばすためには、適切なスケジュール管理やシフト調整が欠かせません。

看護師1人1人が効率よく利用者への訪問が行えているかは、「1か月のサービス提供時間数/1か月の勤務延べ時間数」で稼働率を確認してみましょう。目安は一般的に40％〜60％が理想とされています。

理想の稼働率から離れている場合は、看護師が効率よく訪問できていないかもしれません。看護師の1日のスケジュールや訪問件数、訪問と訪問の間の移動時間は適切で効率の良いルートになっているか、特定の職員や曜日、時間帯に偏りが起きていないかなど、見直す必要があるでしょう。

訪問看護ステーションのスケジュール・シフト管理で苦労することとは？

訪問看護ステーションのスケジュールやシフト管理で苦労する要因は主に以下が挙げられるでしょう。

• 利用者の体調や容体によって訪問予定の変更が発生する

• オンコール対応で緊急訪問が発生する

• コロナ禍など、職員の急な休みで代理を立てる必要がある

• 訪問途中に交通トラブルが発生する可能性を考慮する必要がある

このように訪問看護では急な予定の変更に柔軟に対応する必要があり、そのうえで効率のよいシフトを組んで売上を確保していかなければならず、頭を悩ませる業務といえるでしょう。

看護師のスケジュールをパズルのように組み立て、シフト表をホワイトボードやExcelなどで作成・管理していると、ステーションでないとスケジュールが分からないという状態に陥ってしまいます。これでは緊急で訪問依頼があった際にすぐに対応できません。管理者は全員の職員のスケジュールを把握し、どんな時も適切に指示が出せる状態であることが望ましいでしょう。

訪問看護ステーション向けのスケジュール・シフト管理のアプリ・システム

スケジュール管理のアプリやシステムを活用し、急な訪問予定の変更も多い訪問看護のスケジュールを管理することをおすすめします。訪問予定の変更を頭の中だけで記憶したり紙にメモして管理するのでは、忙しい業務の中で忘れてしまうこともあるでしょう。利用者への訪問に遅刻してしまったり、訪問自体を忘れて利用者に迷惑をかけてしまうことになりかねません。

スケジュール・シフト管理のアプリやシステムを活用すれば、いつでも予定の登録、変更、確認をすることができ、他の職員への共有も同時に行えるので、そのようなリスクを防ぐことができます。

ここでは、訪問看護のスケジュールを作成して管理できるアプリやシステムをご紹介します。

カイポケ訪問看護

「カイポケ訪問看護」は訪問看護ステーション用の電子カルテや医療・介護レセプトの請求ソフトです。月額25,000円で経営支援サービスを40種以上備えており、訪問看護ステーションのスケジュール管理やシフトの作成も可能です。

パソコンで作成したシフトは電子カルテと自動で連動するため、看護師は出先で自分の訪問予定を確認することができ、ステーションに予定を確認しに行く必要はなくなるため、直行直帰の働き方が実現できます。管理者は全職員のスケジュールが一覧で閲覧できるため、オンコールで急な訪問が発生した際、どの職員が対応できるか一目で分かります。職員の稼働率や訪問の偏りも確認しやすく、生産性の管理も効率化できるでしょう。

ZEST

訪問シフトを自動生成し移動効率を最適化する経営改善クラウドサービスです。 スケジュールや訪問ルートの単純な自動化ではなく、看護師など医療スタッフの技能スキル、時間的制約など様々な条件によって最適化したシフトの自動作成が可能です。料金は訪問時間に応じた従量課金制となっています。1日の訪問先のルートを確認することも可能です。ZESTはカイポケと連動させることが可能なため、ZESTで作成したシフトをカイポケに送信し、カイポケの電子カルテから訪問予定を確認したり、看護記録を作成することもできます。

（参考：ZEST）

Googleカレンダー

「Googleカレンダー」はGoogleが提供する無料のスケジュール管理サービス・アプリです。Googleのアカウントを作成すれば、誰でも利用することができます。自分の予定の管理から、他の職員の予定まで簡単に把握することができます。スマートフォンからもパソコンからもアクセスが可能で、登録した予定の変更も簡単なため、急な訪問が発生した際もスムーズに対応できるでしょう。ToDoリストの作成機能もあり、メモを登録することも可能です。

おすすめのスケジュール管理のアプリやシステムは『カイポケ』

スケジュール・シフト管理のアプリ・システムを3つご紹介しましたが、「カイポケ訪問看護」は訪問看護の業務に関する様々な機能を備えているため、特におすすめです。

カイポケで作成したスケジュールやシフトは電子カルテと自動連動し、電子カルテでの看護記録作成や医療・介護レセプトへも連動が可能です。スケジュール管理から帳票作成、請求業務まで一元的に管理できるので、業務が効率化し残業時間の削減にも繋がります。職員間の情報共有も電子カルテで簡単に行うことができるため、コミュニケーションの円滑化に役立ちます。

スケジュールやシフトの管理、記録の作成などを手書きの紙やExcelで行っていると、用紙のファイリング作業や請求業務での転記作業の発生など、様々な業務の効率が悪くなり、残業も増え、職員の離職につながるなど、悪循環が生まれます。カイポケを導入すれば、これらの問題を解決できるでしょう。

まとめ

いかがでしたでしょうか。訪問看護ステーションで起こりがちなスケジュールやシフト管理の苦労とその解決を助けるアプリやシステムをご紹介しました。

おすすめの「カイポケ訪問看護」は無料体験をご用意し、専属のサポート担当付きで全ての機能・サービスをお試しいただけます。是非日々のスケジュールやシフト管理でご苦労されている訪問看護の経営者様、管理者様は無料体験でカイポケをお試しください。